Dokumentti sähköisellä allekirjoituksella!

Sopimuspohjan parissa on viime aikoina uurastettu ja nyt on aika paljastaa palveluun tulleet muutokset. Aivan kaikki muutokset eivät tietenkään näy käyttäjälle asti, mutta keskeisimmät onneksi näkyvät, kuten miten sopimuspohjassa luotu dokumentti saadaan allekirjoitettua sähköisesti.

Muutoksista kolme ensimmäistä eivät ole käytössä ilmaistilin puolella, jossa jokainen voi halutessaan kokeilla, miten juridisen asiakirjan luonti sopimuspohjassa luonnistuu. Sopimukset koskettavat siis näiltä osin maksullista puolta. Viimeiset kaksi sen sijaan ovat käytössä myös ilmaistilillä.

Tässä keskeisimmät muutokset sopimuspohjassa:

  • Sopimuspohjassa luotu dokumentti eli juridinen asiakirja on mahdollista allekirjoittaa sähköisesti. Näin luotu dokumentti on yhtä pätevä kuin mikä tahansa paperilla allekirjoitettu juridinen asiakirja.
  • Luotu dokumentti tallentuu käyttäjän käyttäjätilille ja on siellä saatavilla 7 vuoden ajan
  • Juristi tarkastaa dokumentin käyttäjän tekemien huomioiden perusteella sekä
  • Sivuston oma tili -osiossa on aiempaa helpompi navigoida.
  • Lomakkeiden helpompi täyttäminen ja uusittu ulkoasu

Näitä muutoksia ja niiden hyötyjä käydään seuravaassa läpi hieman tarkemmin.

1. Allekirjoita sopimuspohjassa luotu dokumentti sähköisesti

Merkittävin muutos sopimuspohjassa liittyy varmasti siihen, että nyt jokainen sopimuspohjassa luotu dokumentti on mahdollista allekirjoittaa sähköisesti. Sähköisten allekirjoitusten määrä riippuu siitä, kuinka kauaksi aikaa sopimuspohja on tilattu käyttöön.

Lyhyesti sanottuna muutos tarkoittaa sitä, että nyt pystyt tekemään juridisesti pätevät asiakirjat täysin sähköisesti ja ilman paperien kanssa sähläämistä.

Sopimuspohjassa luotu dokumentti on juridisesti pätevä

Sopimuspohjassa luodun dokumentin juridinen pätevyys perustuu ensinnäkin lain sähköisen viestinnän palveluista 22 luvun 181 §:ään:

Jos sopimus on lain mukaan tehtävä kirjallisesti, vaatimuksen täyttää myös sellainen sähköinen sopimus, jonka sisältöä ei voida yksipuolisesti muuttaa ja joka säilyy osapuolten saatavilla. Jos sopimus on lain mukaan allekirjoitettava, sovelletaan, mitä sähköisistä allekirjoituksista erikseen säädetään. Mitä tässä momentissa säädetään, koskee vastaavasti sopimussuhteeseen liittyviä osapuolten ilmoituksia ja muita toimenpiteitä, joiden on lain mukaan oltava kirjallisia tai allekirjoitettuja.

Jos sopimukseen liittyvä ilmoitus on lain mukaan toimitettava todisteellisesti, vaatimus voidaan täyttää myös sellaisella sähköisellä menetelmällä, jonka avulla voidaan näyttää vastaanottajan saaneen ilmoituksen.

Mitä 1 ja 2 momentissa säädetään, ei sovelleta kiinteistön kauppaa tai muuta luovutusta koskevaan sopimukseen eikä perhe- tai jäämistöoikeudelliseen sopimukseen.

Sähköisistä allekirjoituksista puolestaan on säädetty laissa vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista.

Tuon lain mukaan liikenne- ja viestintävirasto ylläpitää julkista rekisteriä ilmoituksen tehneistä tunnistuspalvelun tarjoajista ja niiden tarjoamista palveluista. Liikenne- ja viestintävirasto tulee kieltää palveluntarjoajaa tarjoamasta palveluaan vahvana sähköisenä tunnistamisena, jos palvelu tai palveluntarjoaja ei täytä sille asetettuja vaatimuksia.

Vahvaa sähköistä tunnistamista tarjoavat palveluntarjoajat ovat nähtävissä Kyberturvallisuuskeskuksen verkkosivustolta. Kyberturvallisuuskeskuksen verkkosivustolta löydät myös lisätietoa sähköisestä tunnistamisesta.

Sopimuspohjassa tarjottavat sähköiset allekirjoitukset tehdään eri pankkien verkkopankkitunnuksilla ja teleyritysten mobiilivarmenteilla, jotka kuuluvat vahvoihin sähköisiin tunnistuspalveluihin. Sopimuksia ei pysty yksipuolisesti muuttamaan ja ne säilyvät sopimuspohjassa 7 vuotta. Sopimukset ovat tallennettavissa omille laitteille pidemmäkisikin aikaa.

Sopimuspohjassa sopimukset allekirjoitetaan Visma Signin palvelua hyödyntämällä, johon voit tutustua edellä olevasta linkistä.

dokumentti-ja-muut-muutokset

Sopimuspohjan avulla voit olla varma sopimuskumppanisi henkilöllisyydestä

Yhtenä etuna dokumentin laatimisessa sopimuspohjassa on se, että näin voit tarpeen vaatiessa varmistautua siitä, että sopimuskumppanisi on todella henkilö, joksi hän esittäytyy.

Ajatellaan esimerkiksi jonkin irtaimen esineen myyntiä, vaikkapa puhelimen.

Olet myynyt puhelimesi jossakin internetin monista kauppapaikoista, mutta et ole koskaan tavannut ostajaa henkilökohtaisesti ja yhteyttä ostajaan olet pitänyt ainoastaan sähköpostin kautta. Lähetät hyväuskoisena puhelimen mukavantuntuiselle ostajalle, mutta raha ei koskaan saavu tilillesi. Kauppakirjaakaan ei valitettavasti ole olemassa.

Pettymys ja turhautumus on ymmärrettävää. Kumpa kaikki toimisivat sanansa mukaisesit.

Kyseisessä esimerkissä myyjän oikeusasemaa parantaisi se, että kaupasta olisi tehty sopimuspohjassa kauppakirja, jonka myös ostaja olisi sähköisesti allekirjoittanut.

Sopimuspohjassa osapuolilta kysytään allekirjoitusvaiheessa henkilötunnus. Tämän lisäksi dokumentti allekirjoitetaan joko pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Näiden edellytysten tarkoituksena on nimenomaan parantaa mahdollisuutta tietää, kuka on sopimuskumppani ja varmistaa, että tehdyt sopimukset ovat sitovia.

Näin vähintään tiedät, kenelle puhelimesi myit ja voit tehdä asialle jotain. Jos todellisesta sopimuskumppanista ei ole tietoakaan, on todellinen riski siitä, että rahat puhelimesta jäävät lopullisesti saamatta.

2. Arkistoi dokumentti omalle käyttäjätilille

Toinen merkittävä muutos sopimuspohjassa liittyy “oma tili” -osioon ja siihen, että nyt tehdyt lomakkeet tallentuvat käyttäjän omalle käyttäjätilille.

Sopimuspohjassa luodut dokumentit pysyvät näin ollen sopimuspohjassa tallessa seitsemän vuoden ajan niiden luomisesta. Sopimusten käytettävyys edellyttää kuitenkin voimassa olevaa tilausta. Mikäli juridinen asiakirja halutaan tehdä ns. kertaluonteisena, esimerkiksi tilaamalla sopimuspohja käyttöön kolmeksi päiväksi, onnistuu dokumentin tallentaminen myös omalle laitteelle.   

3. Tarkastuta dokumentti lakimiehellä

Kolmas merkittävä muutos liittyy siihen, että nyt dokumentti on heti luomisen jälkeen lähetettävissä tarkastettavaksi lakimiehelle.

Tämä onnistuu nappia painamalla omalta käyttäjätililtä.

Ennen kuin dokumentti lähetetään lakimiehelle tarkastettavaksi, voi erilliseen kenttään kirjoittaa käyttäjän omat huomiot siitä, mihin lakimiehen tulisi kiinnittää huomiota.

Kun käyttäjä on lähettänyt dokumentin lakimiehelle tarkastettavaksi, saa lakimies tästä viestin itselleen. Kun sopimus on tarkastettu, käyttäjä puolestaan saa viestin käyttäjätiliinsä yhdistettyyn sähköpostiosoitteeseen siitä, että lakimies on tarkistanut sopimuksen.

Koska sähköisten allekirjoitusten määrä on palvelussa rajoitettu tilauksen mukaan, on suositeltavaa, että juridinen asiakirja lähetetään lakimiehelle tarkistettavaksi ennen kuin dokumentti on tarkoitus allekirjoittaa sähköisesti.

4. Navigoi helpommin omalla käyttäjätilillä

Neljäntenä muutoksena on uusittu “oma tili” -osiota, jossa on nyt aiempaan verrattuna huomattavasti selkeämpää navigoida.

Oma tili koostuu jatkossa kolmesta erilaisesta osiosta:

  • Täytettävät sopimukset
  • Tallennetut sopimukset ja
  • Omat tiedot

Täytettävistä sopimuksista löydät kaikki eri dokumentit, jotka sopimuspohjassa on saatavilla. Ilmaistilillä pystyt käyttämään ainoastaan asuinhuoneiston vuokrasopimusta. Maksullisessa versiossa käytettävissäsi on kaikki eri dokumentit.

Tallennetut sopimukset osio näyttää kaikki eri sopimukset, jotka olet sopimuspohjassa laatinut. Tässä osiossa sinulla on mahdollisuus myös:

  • ladata dokumentti omalle laitteellesi
  • lähettää sopimus lakimiehen tarkastettavaksi
  • allekirjoittaa sopimus sähköisesti sekä
  • halutessasi poistaa dokumentti käyttäjätililtäsi

Tallennetut sopimukset osiosta näet myös käytössäsi olevien sähköisten allekirjoitusten kulloisenkin määrän.

5. Täytä dokumentti helpommin

Viimeinen muutos liittyy täytettäviin lomakkeisiin, joiden osalta erityisesti käytettävyyttä on pyritty parantamaan. Lomakkeet ovat nyt entistä helpompia täyttää ja ne on pilkottu erillisiin osioihin. Osioihin pilkkominen auttaa erityisesti niitä käyttäjiä, jotka käyttävät sopimuspohjaa mobiililaitteilla.

Yhteenveto

Sopimuspohjaa on siis viime aikoina pyritty muuttamaan entistä käyttäjäystävällisemmäksi. Tämän tarkoituksena on sopimuspohjan sloganin mukaisesti tehdä lakipalveluista parempia.

Lakipalveluiden muuttaminen paremmaksi on kuitenkin haastava tehtävä ilman palautetta. Senpä vuoksi toivomme, että käyttäessäsi sopimuspohjaa kommentoisit muutoksia ja esittäisit parannusehdotuksia. Palautetta voit lähettää vaikkapa ota yhteyttä sivun kautta.

Arvostamme palautettasi!

Kirjoittaja on eLakitoimiston perustaja Niko Laukkonen, joka on valmistunut oikeustieteen maisteriksi Helsingin yliopistosta. Valmistumisensa jälkeen Niko on saanut luvan toimia myös kiinteistön- ja vuokrahuoneiston välittäjänä sekä luvan saaneena oikeudenkäyntiavustajana.

dokumentti