Vuokranantajat välttäkää turhia paperitöitä

Vuokranantajat, kuinka monta kertaa on tuntunut turhalta esimerkiksi vuokrasopimusta irtisanoessa laatia kirjallinen irtisanomisilmoitus, tulostaa se paperille, allekirjoittaa, hankkia kirjekuori, lähettää se vuokralaiselle, odottaa vuokralaisen vastausta (jota ei välttämättä ihan heti tule), arkistoida molempien allekirjoittama irtisanomisilmoitus ja löytää se vielä jonain päivänä?

Tässä vaiheessa on saattanut turhauttaa irtisanomisilmoitusta koskevan asiakirjamallin löytäminen, musteen loppuminen tulostimesta, kuulakärkikynän hajoaminen, matka postiin, pitkä odotusaika, toisen irtisanomisilmoituksen lähettäminen edellisen kadotessa matkalle tai vaikkapa alkuperäisen irtisanomisilmoituksen katoaminen.

Mitä tehdä?

Onko olemassa mitään helpompaa ja nykyaikaisempaa tapaa, jolla vuokranantajat voivat hallinnoida vuokrasuhteeseen liittyviä asiakirjoja?

Katsotaan ensiksi sitä, millaisia moninaisia velvoitteita laki asuinhuoneiston vuokrauksesta asettaa vuokrasuhteen erilaisiin vaiheisiin tai tilanteisiin, jotka saattavat tulla ajankohtaisiksi missä tahansa vuokrasuhteessa.

Tässä blogikirjoituksessa lain asettamilla velvoitteilla tarkoitetaan sitä, mitä laki edellyttää tietyn juridisen asiakirjan muodolta tai siltä, että asiakirja toimitetaan todistettavasti.

Lain asettamat velvoitteet vuokrasopimuksen muodolle

Vuokrasopimuksen muodosta laki asuinhuoneiston vuokrauksesta säätää seuraavasti:

Vuokrasopimus ja sen muutos on tehtävä kirjallisesti. Jollei vuokrasopimusta ole tehty kirjallisesti, sen katsotaan olevan voimassa toistaiseksi. Vapaa-ajan asunnoksi vuokratun huoneiston määräaikainen vuokrasopimus voi kuitenkin olla myös suullinen.

Toisin sanoen laki asuinhuoneiston vuokrauksesta pyrkii ohjaamaan vuokrasopimuksen osapuolia solmimaan vuokrasopimukset kirjallisessa muodossa.

Jos näin ei tehdä, vuokrasopimuksen katsotaan aina olevan voimassa toistaiseksi.

Lain asettamat velvoitteet vuokrasopimuksen irtisanomiselle

Kun on kyse vuokrasopimuksen irtisanomisesta, laki asettaa edellytyksiä niin vuokrasopimuksen irtisanomisilmoituksen muodolle kuin myös irtisanomisilmoituksen toimittamiselle.

Varsinaisen irtisanomisilmoituksen sisältö riippuu lisäksi siitä, onko irtisanova osapuoli vuokralainen vai vuokranantaja.

Irtisanojana vuokranantajat

Vuokranantajan irtisanoessa vuokrasopimuksen tulee lain asuinhuoneiston vuokrauksesta mukaan:

Vuokranantajan irtisanoessa vuokrasopimuksen on vuokralaiselle annettava kirjallinen irtisanomisilmoitus, jossa mainitaan vuokrasuhteen päättymisajankohta ja irtisanomisen peruste. Irtisanomisilmoituksesta käy myös sellainen haaste vuokralaisen häätämisestä, jossa vuokrasuhde vaaditaan päättymään.

Kuten edellisestä lainkohdasta huomataan, tulee vuokranantajan lain mukaan toimittaa vuokralaiselle kirjallinen irtisanomisilmoitus.

Irtisanojana vuokralaiset

Samoin on asianlaita vuokralaisen irtisanoessa vuokrasopimuksen. Laissa asuinhuoneiston vuokrauksesta todetaan:

Vuokralaisen irtisanoessa vuokrasopimuksen on vuokranantajalle tai sille, jolle vuokranantaja on antanut tehtäväksi periä vuokran, ei kuitenkaan rahalaitokselle, annettava kirjallinen irtisanomisilmoitus. Samalla on mainittava irtisanomisen peruste, jos irtisanominen edellyttää tämän tai muun lain mukaan erityistä perustetta.

Toisin sanoen vuokralaisenkin on toimitettava vuokranantajalle kirjallinen irtisanomisilmoitus.

Mitä velvoitteita sekä vuokranantajat että vuokralaiset joutuvat täyttämään vuokrasopimusta irtisanottaessa

Kumpaakin vuokrasopimuksen osapuolta koskee seuraava asuinhuoneiston vuokrauksesta annetun lain säännös:

Irtisanominen on toimitettava todistettavasti. Irtisanominen on myös asianmukaisesti toimitettu, kun irtisanomisen tiedoksiannossa on noudatettu, mitä haasteen tiedoksiannosta on voimassa.

Molempien osapuolten on edellä mainitun säännöksen mukaan toimitettava irtisanominen todistettavasti.

Tämä tarkoittaa sitä, että sen, joka vetoaa vuokrasopimuksen irtisanomiseen, tulee pystyä näyttämään irtisanominen toteen. Tämä voidaan tehdä esimerkiksi niin, että molemmat osapuolet allekirjoittavat omakätisesti irtisanomisilmoituksen.

Tämä allekirjoitusprosessi on kuitenkin huomattavasti helpompi toteuttaa sähköisesti kuin paperitse.

Valitettavasti kuitenkin on niin, että jos irtisanomista ei suoriteta oikein ja irtisanomisilmoitusta toimiteta todistettavasti, on irtisanominen pahimmassa tapauksessa tehoton.

Kuten laki asuinhuoneiston vuokrauksesta säätää:

Jollei irtisanomista ole suoritettu siten kuin tässä pykälässä säädetään, irtisanominen on tehoton.

Tämän vuoksi osapuolten ei kannata suorittaa irtisanomista hutiloiden, vaan toimia lain säännösten mukaisesti.

Mitä lain asettamia velvoitteita vuokranantajat joutuvat täyttämään annettaessa vuokralaiselle varoitus?

Irtisanomista ankarampi toimenpide on vuokrasopimuksen purkaminen. Jos vuokranantajat haluavat purkaa vuokrasopimuksen, heidän tavoite on yleensä päättää vuokrasopimus päättymään välittömästi. Vuokrasopimuksen purkamista on käsitelty tässä blogissa jo aiemmin ja voit halutessasi tutustua purkamista koskeviin kirjoitukseen.

Tietyissä tapauksissa ennen vuokrasopimuksen varsinaista purkamista vuokranantajat joutuvat antamaan vuokralaiselle ensiksi varoituksen. Varoituksen antamisesta voit lukea samoin täsmällisemmin aiemmasta blogikirjoituksesta.

Tässä blogikirjoituksessa ei käsitellä varoituksen antamista laajemmin, vaan lähinnä sitä, missä muodossa varoitus tulee antaa.

Lain asuinhuoneiston vuokrauksesta mukaan:

Varoitus on annettava tiedoksi siten kuin 54 §:n 3–5 momentissa säädetään irtisanomisilmoituksen tiedoksiantamisesta.

Tämän mukaan myös varoitus on toimitettava vuokralaiselle todistettavasti. Vaatimus on siis tältä osin sama kuin irtisanomisenkin osalta.

Entä miten menetellään vuokrasopimusta purettaessa?

Lain asettamat velvoitteet vuokrasopimuksen purkamiselle

Vuokrasopimuksen purkamista koskevat menettelysäännöt eivät muodon ja todistettavuuden osalta vaihtele kovinkaan paljoa siitä, mitä on jo aiemmin käsitelty. Toisin kuin vuokrasopimusta irtisanottaessa, vuokrasopimusta purettaessa toimitetaan purkamisilmoitus.

Laki asuinhuoneiston vuokrauksesta selventää tätä asiaa. Sen mukaan:

Vuokranantajan tai vuokralaisen, joka haluaa käyttää tässä laissa säädettyä oikeutta purkaa vuokrasopimus, on annettava kirjallinen purkamisilmoitus. Siinä on mainittava purkamisperuste ja vuokrasuhteen päättymisen ajankohta, jos vuokrasuhde halutaan päättyväksi myöhemmin kuin välittömästi purkamisilmoituksen tiedoksiannosta. Purkamisilmoituksesta käy myös sellainen haaste, jossa vuokrasuhde vaaditaan purettavaksi.

Purkamisilmoitus on annettava tiedoksi todistettavasti. Purkamisilmoitus on myös asianmukaisesti annettu tiedoksi silloin, kun sen tiedoksiannossa on noudatettu, mitä haasteen tiedoksiannosta on voimassa.

Edellä olevasta voidaan nähdä, että myös vuokrasopimusta purettaessa tulee antaa toiselle sopimusosapuolelle kirjallinen purkamisilmoitus sekä annettava tuo purkamisilmoitus todistettavasti.

vuokranantajat-mita-voi-tehda-sahkoisesti

Yhteiset piirteet

Nyt tehdystä katsauksesta voidaan siis nähdä, että monissa vuokrasuhteeseen liittyvissä asioissa tulee tarvittava juridinen asiakirja laatia kirjallisesti sekä tässä katsauksessa useimmissa toimittaa asiakirja vielä toiselle osapuolelle todistettavasti.

Tavallisesti tämä on tarkoittanut merkittävää paperityötä, koska asiakirja on täytynyt tulostaa, allekirjoittaa, toimittaa toiselle osapuolelle, odottaa hänen reagointia, arkistoida jne.

Tällaisen paperirumban pyörittämiseen voi kulua melkoisen paljon aikaa ja olla turhauttavaa.

Onko siis mitään keinoa toimia toisin vai pitääkö samaa paperirumbaa jatkaa? Riittäisikö jos irtisanomisen tekisi tekstiviestillä, sähköpostilla tai jollain muulla tavalla?

Vastauksen tähän kysymykseen voimme löytää laista sähköisen viestinnän palveluista.

Vuokranantajat – voisitteko hyötyä laista sähköisen viestinnän palveluista?

Laissa sähköisen viestinnän palveluista on tämän blogikirjoituksen ns. avainpykälä (§ nro. 181). Se kuuluu seuraavasti:

Jos sopimus on lain mukaan tehtävä kirjallisesti, vaatimuksen täyttää myös sellainen sähköinen sopimus, jonka sisältöä ei voida yksipuolisesti muuttaa ja joka säilyy osapuolten saatavilla. Jos sopimus on lain mukaan allekirjoitettava, sovelletaan, mitä sähköisistä allekirjoituksista erikseen säädetään. Mitä tässä momentissa säädetään, koskee vastaavasti sopimussuhteeseen liittyviä osapuolten ilmoituksia ja muita toimenpiteitä, joiden on lain mukaan oltava kirjallisia tai allekirjoitettuja.

Jos sopimukseen liittyvä ilmoitus on lain mukaan toimitettava todisteellisesti, vaatimus voidaan täyttää myös sellaisella sähköisellä menetelmällä, jonka avulla voidaan näyttää vastaanottajan saaneen ilmoituksen.

Mitä 1 ja 2 momentissa säädetään, ei sovelleta kiinteistön kauppaa tai muuta luovutusta koskevaan sopimukseen eikä perhe- tai jäämistöoikeudelliseen sopimukseen.

Tämän pykälän perusteella voimme päätellä, että sähköisesti on todella mahdollista hoitaa helpommin monia vuokrasuhteeseen kuuluvia asioita, mutta tietyin ehdoin.

Pykälä vastaa oikeastaan samansisältöisenä jo vanhentunutta tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisesta annetun lain pykälää nro 12.

Tuota lakia koskevassa hallituksen esityksessä on selostettu pykälän sisältöä laajemmin.

Mennään siihen nyt tarkemmin ja katsotaan mitä lain sähköisen viestinnän palveluista pykälästä nro 181 selviää.

Sopimus lain mukaan kirjallisesti – vaatimukset täyttävä sähköinen sopimus

Lain sähköisen viestinnän palveluista mukaan, mikäli lain mukaan sopimus tulee tehdä kirjallisesti, vaatimukset täyttää sellainenkin sähköinen sopimus, jonka sisältöä ei voida yksipuolisesti muuttaa ja joka säilyy osapuolten saatavilla.

Hallituksen esityksessä koskien tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisesta annettua lakia todetaan tästä seuraavasti:

Vaatimuksen täyttää esimerkiksi sähköpostitse tehty sopimus, joka on allekirjoitettu sähköisesti siten, että sisällön muuttumattomuus on varmistettavissa.

Toisin sanoen sähköpostitse tehty sopimus, tulisi tämän mukaan allekirjoittaa sähköisesti, jotta voidaan varmistua sisällön muuttumattomuudesta.

Edellä olevasta voidaan tehdä se johtopäätös, että asuinhuoneiston vuokrasopimus, joka tulisi sitä koskevan lain mukaan laatia kirjallisesti, voidaan laatia tällä tavoin sähköisesti.

Erilaiset irtisanomis- ja purkamisilmoitukset

Miten voidaan menetellä erilaisten asuinhuoneiston vuokrasuhteeseen liittyvien ilmoitusten kuten irtisanomis- ja purkamisilmoitusten kanssa?

Kuten laista sähköisen viestinnän palveluista nähdään, sama mikä koskee kirjallisia sopimuksia koskee myös erilaisia ilmoituksia, joiden on oltava lain mukaan kirjallisia.

Tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamista koskevan lain esitöissä on todettu asiasta näin:

Mahdollisuus täyttää laissa säädetyt kirjallisuus- ja allekirjoitusvaatimukset sähköisesti koskee momentin mukaan myös sopimussuhteen aikana toimitettavia osapuolten ilmoituksia sekä muita sopimukseen liittyviä toimenpiteitä. Lainsäädännössä on kirjallisuusvaatimuksia asetettu muun muassa eräiden sopimusten ehdoista ja niiden muutoksista ilmoittamiselle sekä eräiden sopimusten irtisanomiselle tai purkamiselle.

Näitä lain esitöiden mainitsemia kirjallisuusvaatimuksia on voimassa nimenomaan asuinhuoneiston vuokrasopimuksen irtisanomisen ja purkamisen osalta niin kuin on tässä kirjoituksessa aiemmin tarkasteltu.

Tämä tarkoittaa sitä, että oikein tehtynä myös irtisanomis- ja purkamisilmoitusten kirjallisuusvaatimus voidaan täyttää sähköisesti. Toisin sanoen paperiversioille ei ole enää samanlaista tarvetta kuin ennen.

Mutta mitä tehdä sen kanssa, että irtisanomis- ja purkamisilmoitus tulee toimittaa todistettavasti samoin kuin varoituskin?

Toimitettu todistettavasti sähköisesti

Vastaus edellä esitettyyn kysymykseen oli mainittu aiemmin siteerattaessa lakia sähköisen viestinnän palveluista.

Todisteellisesti toimittamista koskeva vaatimus voidaan toteuttaa nimittäin sähköisellä menetelmällä, jonka avulla voidaan näyttää vastaanottajan saaneen ilmoituksen.

Tätä on selvennetty tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamista koskevan lain esitöissä seuraavasti:

Pykälän 2 momentti koskee sopimussuhteeseen liittyviä ilmoituksia, jotka on lain mukaan toimitettava todisteellisesti. Tällaisia ilmoituksia ovat esimerkiksi ilmoitukset asuinhuoneiston ja liikehuoneiston vuokrasopimuksen irtisanomisesta. Momentin mukaan tällainen ilmoitus voidaan toimittaa myös sähköisesti, jos käytetty menetelmä mahdollistaa sen, että ilmoituksen vastaanottaminen on jälkikäteen näytettävissä toteen. Voidaan esimerkiksi käyttää sähköistä vastaanottokuittausta, jonka vastaanottaja on allekirjoittanut sellaisella kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella, joka perustuu laatuvarmenteeseen ja joka on luotu turvallisella allekirjoituksen luomisvälineellä.

Lain esitöistä voidaan huomata jälleen se, että vaaditaan kehittynyttä sähköistä allekirjoitusta, jonka tulee perustua laatuvarmenteeseen ja jonka tulee olla luotu turvallisella allekirjoituksen luomisvälineellä. Tämä puolestaan tarkoittaa sitä, että mikä tahansa vastaanottokuittaus ei vastaa lain tarkoitusta.

Tähän mennessä suoritetusta katsauksesta voidaan siis oppia se, että kun toimitaan sähköisessä ympäristössä ja halutaan asiakirjoille sama varmuus kuin normaalisti paperille allekirjoitettaville asiakirjoille aivan mikä tahansa sähköinen muoto ei täytä lain vaatimuksia.

Esimerkiksi irtisanomisilmoituksen sähköisessä kuittauksessa tulisi käyttää kehittynyttä, turvallista sähköistä allekirjoitusta perustuen laatuvarmenteeseen. Näin ollen mikä tahansa sähköpostiviesti ei täytä lain vaatimuksia.

Mitä vuokranantajat voivat tehdä käyttääkseen sähköistä ympäristöä?

Mikäli vuokrasopimussuhteen erilaisten asiakirjojen hallinta tuntuisi helpommalta sähköisessä ympäristössä, voit halutessasi kokeilla sopimuspohja.comin asiakirjoja.

Nämä asiakirjat on suunniteltu niin, että ne olisi mahdollisimman helppo laatia erillisen kyselylomakkeen avulla. Asiakirjat valmistuvat pdf-muotoisina, jonka jälkeen ne on helppo allekirjoittaa sähköisesti sopimuspohja.comin järjestelmän avulla.

Näin voit toivottavasti tehdä vuokrasuhteen asiakirjojen hallinnoinnista helpompaa. Kaikki onnistuu omalta laitteeltasi, eikä sinun tarvitse odotella allekirjoituksia tulevan postissa. Voit lähettää allekirjoituspyynnön suoraan sopimuskumppanillesi. Hän allekirjoittaa sopimuksen tai ilmoituksesi – sähköisesti tietenkin. Juridinen asiakirjasi säilyy myös tallessa, sähköisessä ympäristössä.

Se minkälaista järjestelmää käytät on valintasi, mutta välillä voi olla aika kokeilla uutta.

Menestystä vuokraustoimintaan!

Kirjoittaja on eLakitoimiston perustaja Niko Laukkonen, joka on valmistunut oikeustieteen maisteriksi Helsingin yliopistosta. Valmistumisensa jälkeen Niko on saanut luvan toimia myös kiinteistön- ja vuokrahuoneiston välittäjänä sekä luvan saaneena oikeudenkäyntiavustajana.